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Plataforma · 02

Lotes, cantidades y procesamiento

Cómo una empresa registra sus cosechas, entregas y procesamientos, cómo funcionan las cantidades y las unidades, y cómo se corrigen los errores sin reescribir la historia.

Productos

Primero, una empresa arma su catálogo de productos: qué rastrea, con el código de mercancía de su país (SA, NCM, NC, HTS y otros, verificados contra las listas oficiales), la unidad en la que las personas lo ven y cuánto tiempo se conserva un lote. Un grupo de empresas mantiene un solo catálogo que cada empresa adopta con su propio código nacional.

Los lotes también pueden llevar identificadores GS1 (GTIN para el producto, GLN para un sitio) y, para las mercancías alcanzadas por EUDR, la referencia de la declaración de diligencia debida.

Cantidades y unidades

Cada producto tiene una unidad base elegida según lo que mide: kilogramos para la masa, litros para el volumen, piezas para lo que se cuenta. Los lotes se registran en esa unidad base.

Las personas siguen trabajando en las unidades que conocen. Un formulario acepta toneladas, libras, sacos o bushels y los convierte con exactitud; los sacos y los bushels dependen del producto (un saco de café no es un saco de soja). Cuando una conversión no da una unidad entera, el formulario muestra la cantidad redondeada y pide confirmación. Nada se redondea sin decirlo. Las listas y las páginas muestran cada lote en la unidad de visualización del producto, con la cantidad registrada en Registrado como.

Los lotes registrados en toneladas o sacos enteros antes de la unidad base se pueden seguir usando. Para mover una parte de uno, Registrar en kilogramos crea un lote del mismo producto con la misma cantidad, origen y fechas en la unidad base; se aprueba como cualquier procesamiento.

Registrar un lote

Un lote se registra cuando una empresa lo cosecha o lo recibe de un productor. El lote guarda su producto, su cantidad, el código de lote propio de la empresa, las fechas de cosecha y de vencimiento, y una referencia de origen de la finca o la parcela. La referencia de origen nunca se forma a partir de la ubicación de la parcela, así que el registro público no dice nada sobre dónde está una finca.

Un cultivo vendido antes de la cosecha se puede registrar como Aún no cosechado y completarse más tarde con el día de cosecha.

Entregas

Una entrega pasa un lote, o una parte de él, a un cliente, una bodega o un procesador. Varios lotes pueden ir en una misma entrega: van todos o no va ninguno. Las reglas de lotes de la empresa se revisan antes de que algo se mueva; cuando un receptor aún no está habilitado para recibir lotes, la entrega lo indica y espera hasta que los administradores de la empresa habiliten a ese receptor.

Los lotes que entrega otra empresa que también usa la plataforma llegan a Recibidos, con sus certificados y la evidencia que esa empresa comparte.

Procesamiento

El procesamiento crea lotes nuevos a partir de lotes existentes, y cada lote nuevo conserva el vínculo con sus insumos:

  • Dividir un lote en varios, o unir lotes del mismo producto.
  • Procesar lotes para obtener otro producto: secado, trillado, tostado, molienda, prensado, faena.

El formulario compara lo que entra con lo que sale en la misma unidad y avisa cuando la salida parece demasiado alta o demasiado baja para el producto.

Linaje

Cada lote se puede seguir hacia atrás hasta sus fincas y hacia adelante hasta todos los que tienen una parte de él. Cuando un lote vino del lote de otra empresa, su página muestra Proviene de con ese lote, incluso entre empresas. Este linaje es lo que usa un retiro para encontrar cada lote que puede estar afectado.

Cambios de estado y correcciones

La historia de un lote nunca se edita. En cambio:

  • un lote se puede poner retenido mientras se revisa algo, marcar como no apto después de un análisis fallido, liberar de nuevo o cerrar de forma definitiva;
  • la información incorrecta (un nombre, un código de lote, una cantidad, una fecha, un origen o una calidad) se corrige: la versión corregida reemplaza a la actual una vez aprobada, y la versión anterior queda registrada;
  • las mercancías que se perdieron, se echaron a perder, se destruyeron o se consumieron fuera de los registros se dan de baja del registro, con el motivo, una vez que el propietario lo aprueba.

Cada una de estas acciones es una propuesta que aprueba una persona, y cada una aparece en la Historia del lote.

Verificar un lote desde fuera

Cada versión de la información de un lote tiene una huella digital registrada en el registro. Cualquiera puede recalcularla a partir de la información publicada y compararla, sin cuenta y sin depender de A-REX.

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