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Ayuda · 05

Registra tu primer lote

Registra una cosecha o un lote que recibes, mira qué va al registro y qué queda privado, y envíalo a aprobación.

Cada cosecha o lote que recibes se convierte en un lote trazable: producto, finca de origen, cantidad y fechas, confirmados por un aprobador. A partir de ahí, compradores y auditores pueden seguirlo desde la finca, y cada entrega, procesamiento y certificado queda vinculado a él.

Antes de empezar, agrega el producto a tu catálogo y la finca a tus sitios. Tu registro de trazabilidad tiene que estar listo: Inicio te lo indica.

Registrar una cosecha

  1. En Inicio o en Cosechas y lotes, selecciona Registrar cosecha.
  2. En Qué se cosechó, elige el Producto e ingresa la Cantidad. Tu código de lote es opcional: es el código de tus sacos, boletas o etiquetas.
  3. En De dónde viene, elige el Productor y la Finca o lote de cultivo.
  4. En Fechas, ingresa la Fecha de cosecha. La Fecha de vencimiento sale de la vida útil del producto; puedes cambiarla o dejarla vacía.
  5. En Quién tiene el lote, elige el Tenedor y el Lugar. Normalmente es tu propia bodega.
  6. Agrega Notas para el aprobador si hay algo que explicar.
  7. Revisa Qué va a pasar a la derecha y luego selecciona Enviar a aprobación.

Otros campos que puede pedir el formulario

El formulario Registrar cosecha de Cosechas y lotes suma campos cuando aplican:

  • Registro, cuando tu empresa tiene más de uno: elige el de esta línea de productos.
  • La unidad junto a Cantidad: la unidad de Se muestra en del producto ya viene elegida. Para escribir la cantidad en otra unidad, como sacos o toneladas en lugar de kilogramos, elígela en la lista junto al campo. El lote siempre se registra en la unidad base del producto, normalmente kilogramos, y el formulario dice qué se registrará: «1150 t = 1.150.000 kg registrados». Si la cantidad no da un número entero de kilogramos, como con algunos bushels, el formulario muestra la cantidad redondeada y te pide que la confirmes. Consulta Unidades.
  • Aún no cosechado, en Fechas: márcalo para un cultivo vendido antes de su cosecha. Consulta Lotes vendidos antes de la cosecha.
  • Una sección con el nombre de una regla de lote de tu empresa (Pedido por la regla), cuando la regla necesita más datos en cada lote nuevo. Completa los que están marcados como necesarios.

Declaración de diligencia debida EUDR

Para un producto sujeto a la EUDR, el formulario muestra Declaración de diligencia debida EUDR. Si la declaración ya se presentó, escribe la Referencia de la declaración de diligencia debida EUDR y el Número de verificación del Sistema de Información de la UE. Ambos son opcionales: puedes añadirlos más tarde con Corregir información en la página del lote. Van a la información del lote junto con el GTIN (número del código de barras) del producto y el GLN (número de ubicación) de la finca, cuando están configurados. Consulta EUDR.

Recibir un lote de un productor

Un lote que te entrega un productor se registra con el mismo formulario. Elige al productor como Productor, su finca como Finca o lote de cultivo y tu propia bodega como Tenedor. Así el lote empieza su vida en tus manos, trazable hasta la finca del productor.

Mercancía de un lote de un proveedor

Cuando la mercancía viene de un lote que un proveedor registró en sus propios registros de A-REX, indica ese lote para que quede registrado el vínculo con él. En Cosechas y lotes, selecciona Registrar cosecha y completa el formulario como siempre; luego:

  1. En Recibido de un lote de un proveedor, escribe la Referencia del lote del proveedor tal como el proveedor la comparte.
  2. Si la tienes, agrega la Referencia de la entrega. Sin ella, A-REX usa la entrega más reciente de ese lote a tu empresa.
  3. Qué va a pasar dice entonces Registra de dónde viene este lote: A-REX encontró la entrega a tu empresa en los registros del proveedor. Si no encuentra ninguna, el formulario dice por qué.

La página del lote muestra entonces el lote del proveedor en Proviene de. Consulta Lotes de tus proveedores.

Qué se registra

Una vez aprobado, el registro guarda:

  • el producto y su código de mercancía, la cantidad en la unidad base del producto (kilogramos para lo que se pesa) y tu código de lote;
  • la fecha de cosecha y la fecha de vencimiento;
  • quién tiene el lote;
  • el origen, como la referencia de origen del sitio (nunca su ubicación);
  • quién lo registró y cuándo.

El registro lleva el nivel de evidencia Declarado por tu empresa: el registro deja constancia de que tu empresa declaró estos datos y de cuándo lo hizo, no de que sean ciertos. Consulta Niveles de evidencia.

Qué no se registra

  • Los nombres, identificaciones fiscales, contactos y coordenadas quedan cifrados en tu directorio. Si un código de lote o una nota contiene datos personales, el formulario no lo acepta.
  • Las Notas para el aprobador solo las ve tu equipo; nunca van al registro.
  • Los resultados de laboratorio y los certificados se adjuntan después, desde la página del lote. Consulta Certificados.

Una finca sin geolocalización igual da un lote trazable, pero sin la evidencia de ubicación que pide la EUDR.

La aprobación que sigue

Después de enviarlo, ves Cosecha enviada a aprobación. No se registra nada hasta que un aprobador lo confirma con la verificación en dos pasos; síguelo en Aprobaciones. El aprobador lo lee como una frase, por ejemplo «Registrar 12 t de Café verde de Lote Alto para tu empresa», y decide si lo aprueba o lo rechaza.

Si tu empresa permite que las acciones de bajo riesgo se aprueben solas, la confirmación dice Se aprobó automáticamente y se está registrando.

Una vez registrado, el lote aparece en Cosechas y lotes con su Historia. Lee Aprueba lo que envía tu equipo para conocer el lado del aprobador.

Si algo está mal

Antes de la aprobación, el aprobador puede rechazarlo con un motivo, y tú lo registras de nuevo. Después de la aprobación, el registro nunca se edita, pero igual puedes corregirlo desde la página del lote en Cosechas y lotes: