الدفعات والكميات والمعالجة

المنتجات

تبني الشركة أولًا كتالوج منتجاتها: ما تتتبعه، مع رمز السلعة في بلدها (HS وNCM وCN وHTS وغيرها، مطابَقة مع القوائم الرسمية)، والوحدة التي يراها بها الأشخاص، والمدة التي تبقى فيها الدفعة صالحة. وتحتفظ مجموعة الشركات بكتالوج واحد تعتمده كل شركة برمزها الوطني.

ويمكن أن تحمل الدفعات أيضًا معرّفات GS1 (GTIN للمنتج، وGLN للموقع)، وللسلع الخاضعة لـ EUDR، مرجع بيان العناية الواجبة.

الكميات والوحدات

لكل منتج وحدة أساسية تُختار بحسب ما يقيسه: الكيلوغرام للكتلة، واللتر للحجم، والقطعة لما يُعَدّ. وتُسجَّل الدفعات بتلك الوحدة الأساسية.

ومع ذلك يعمل الأشخاص بالوحدات التي يعرفونها. يقبل النموذج الأطنان والأرطال والأكياس والبوشلات ويحوّلها بدقة؛ وتعتمد الأكياس والبوشلات على المنتج (فكيس البن ليس كيس الصويا). وعندما لا ينتهي التحويل إلى وحدة كاملة، يعرض النموذج الكمية المقرّبة ويطلب التأكيد. لا يُقرَّب شيء دون الإفصاح عن ذلك. وتعرض القوائم والصفحات كل دفعة بوحدة العرض الخاصة بالمنتج، والكمية المسجّلة تحت مسجّلة بصيغة (Recorded as).

ولا يزال من الممكن استخدام الدفعات المسجّلة بأطنان أو أكياس كاملة قبل اعتماد الوحدة الأساسية. ولنقل جزء منها، ينشئ إجراء التسجيل بالكيلوغرام (Record in kilograms) دفعة من المنتج نفسه بالكمية والمنشأ والتواريخ نفسها بالوحدة الأساسية؛ ويُوافَق عليه كأي معالجة.

تسجيل دفعة

تُسجَّل الدفعة عندما تحصدها الشركة أو تستلمها من منتِج. وتسجّل الدفعة منتجها وكميتها ورمز الدفعة الخاص بالشركة وتاريخَي الحصاد وانتهاء الصلاحية ومرجع منشأ المزرعة أو قطعة الأرض. ولا يُشتق مرجع المنشأ أبدًا من موقع قطعة الأرض، فلا يكشف السجل العام شيئًا عن مكان المزرعة.

ويمكن تسجيل محصول بيع قبل حصاده بوصفه لم يُحصد بعد (Not yet harvested) ثم استكماله بيوم الحصاد لاحقًا.

التسليمات

يسلّم التسليم دفعة، أو جزءًا منها، إلى عميل أو مستودع أو معالِج. ويمكن أن يضم تسليم واحد عدة دفعات: إما أن تُسلَّم كلها أو لا يُسلَّم أي منها. وتُفحص قواعد الدفعات لدى الشركة قبل أي نقل؛ وإذا لم يكن المستلم مسموحًا له بعد باستلام الدفعات، يوضّح التسليم ذلك وينتظر حتى يسمح مسؤولو الشركة لذلك المستلم.

وتصل الدفعات التي تسلّمها شركة أخرى تستخدم المنصة أيضًا تحت المستلَمة (Received)، مع شهاداتها والأدلة التي تشاركها تلك الشركة.

المعالجة

تصنع المعالجة دفعات جديدة من دفعات قائمة، وتحتفظ كل دفعة جديدة بالرابط إلى مدخلاتها:

• تقسيم دفعة إلى عدة دفعات، أو دمج دفعات من المنتج نفسه.
• معالجة الدفعات لتصبح منتجًا آخر: التجفيف، والتقشير، والتحميص، والطحن، والعصر، والذبح.

يقارن النموذج ما يدخل بما يخرج بالوحدة نفسها، وينبّه عندما يبدو الناتج مرتفعًا جدًا أو منخفضًا جدًا بالنسبة إلى المنتج.

النسب

يمكن تتبع كل دفعة إلى الخلف حتى مزارعها وإلى الأمام حتى كل من يحوز جزءًا منها. وعندما تأتي دفعة من دفعة لشركة أخرى، تعرض صفحتها مصدرها (Comes from) مع تلك الدفعة، حتى عبر الشركات. وهذا النسب هو ما تستخدمه عملية السحب للعثور على كل دفعة قد تكون متأثرة.

تغييرات الحالة والتصحيحات

لا يُعدَّل تاريخ الدفعة أبدًا. وبدلًا من ذلك:

• يمكن تعليق الدفعة ريثما يُفحص أمر ما، أو وسمها بأنها غير صالحة بعد تحليل فاشل، أو الإفراج عنها من جديد، أو إغلاقها نهائيًا؛
• تُصحَّح المعلومات الخاطئة (الاسم أو رمز الدفعة أو الكمية أو التاريخ أو المنشأ أو الدرجة): تحل النسخة المصحَّحة محل النسخة الحالية بعد الموافقة عليها، وتبقى النسخة السابقة في السجل؛
• السلع التي فُقدت أو تلفت أو أُتلفت أو استُهلكت خارج السجلات تُزال من السجلات، مع ذكر السبب، بعد موافقة المالك.

وكل واحد من هذه الإجراءات مقترح يوافق عليه شخص، ويظهر كل منها في قصة الدفعة (Story).

التحقق من دفعة من الخارج

لكل نسخة من معلومات الدفعة بصمة مسجّلة في الدفتر. ويستطيع أي شخص إعادة حسابها من المعلومات المنشورة ومقارنتها، دون حساب ودون الاعتماد على A-REX.

لمزيد من القراءة

• في المساعدة: سجّل دفعتك الأولى، تقسيم الدفعات ودمجها ومعالجتها، تسليم دفعة، الوحدات.
• في الورقة البيضاء: المعيار الأساسي لمعرفة كيف تُعرَّف الدفعات والنسب.