Lots, quantités et transformation

Produits

Une entreprise commence par constituer son catalogue de produits : ce qu'elle trace, avec le code de marchandise de son pays (HS, NCM, CN, HTS et d'autres, contrôlés par rapport aux listes officielles), l'unité dans laquelle on le voit et la durée de conservation d'un lot. Un groupe d'entreprises tient un seul catalogue, que chaque entreprise adopte avec son propre code national.

Les lots peuvent aussi porter des identifiants GS1 (GTIN pour le produit, GLN pour un site) et, pour les marchandises soumises à l'EUDR, la référence de la déclaration de diligence raisonnée.

Quantités et unités

Chaque produit a une unité de base choisie selon ce qu'il mesure : kilogrammes pour la masse, litres pour le volume, unités pour ce qui se compte. Les lots sont enregistrés dans cette unité de base.

Les utilisateurs continuent de travailler dans les unités qu'ils connaissent. Un formulaire accepte des tonnes, des livres, des sacs ou des boisseaux et les convertit exactement ; sacs et boisseaux dépendent du produit (un sac de café n'est pas un sac de soja). Lorsqu'une conversion ne tombe pas sur une unité entière, le formulaire affiche la quantité arrondie et demande une confirmation. Rien n'est arrondi sans le dire. Les listes et les pages affichent chaque lot dans l'unité d'affichage du produit, avec la quantité enregistrée sous Enregistré comme.

Les lots enregistrés en tonnes entières ou en sacs avant l'unité de base restent utilisables. Pour en déplacer une partie, Enregistrer en kilogrammes crée un lot du même produit, avec la même quantité, la même origine et les mêmes dates, dans l'unité de base ; il est approuvé comme toute transformation.

Enregistrer un lot

Un lot est enregistré quand une entreprise le récolte ou le reçoit d'un producteur. Le lot enregistre son produit, sa quantité, le code de lot propre à l'entreprise, ses dates de récolte et d'expiration, et une référence d'origine de l'exploitation ou de la parcelle. La référence d'origine n'est jamais calculée à partir de l'emplacement de la parcelle : l'enregistrement public ne dit donc rien de l'endroit où se trouve une exploitation.

Une récolte vendue sur pied peut être enregistrée comme Pas encore récolté puis complétée plus tard avec le jour de la récolte.

Livraisons

Une livraison remet un lot, ou une partie de lot, à un client, un entrepôt ou un transformateur. Plusieurs lots peuvent partir dans une même livraison : tous partent, ou aucun. Les règles de lots de l'entreprise sont vérifiées avant tout mouvement ; si un destinataire n'est pas encore autorisé à recevoir des lots, la livraison l'indique et attend que les administrateurs de l'entreprise autorisent ce destinataire.

Les lots livrés par une autre entreprise qui utilise aussi la plateforme arrivent sous Reçus, avec leurs certificats et les preuves que cette entreprise partage.

Transformation

La transformation crée de nouveaux lots à partir de lots existants, et chaque nouveau lot garde le lien avec ses intrants :

• Diviser un lot en plusieurs, ou fusionner des lots du même produit.
• Transformer des lots en un autre produit : séchage, décorticage, torréfaction, mouture, broyage, abattage.

Le formulaire compare ce qui entre et ce qui sort dans la même unité, et avertit lorsque la sortie semble trop élevée ou trop faible pour le produit.

Filiation

Chaque lot peut être suivi en amont jusqu'à ses exploitations et en aval jusqu'à tous ceux qui en détiennent une partie. Lorsqu'un lot provient du lot d'une autre entreprise, sa page affiche Provient de avec ce lot, même d'une entreprise à l'autre. C'est cette filiation qu'utilise un rappel pour trouver tous les lots susceptibles d'être concernés.

Changements de statut et corrections

L'historique d'un lot n'est jamais modifié. À la place :

• un lot peut être mis en attente pendant une vérification, déclaré impropre après une analyse défavorable, libéré à nouveau ou clôturé définitivement ;
• une information erronée (un nom, un code de lot, une quantité, une date, une origine ou une qualité) est corrigée : la version corrigée remplace la version actuelle une fois approuvée, et la version précédente reste enregistrée ;
• les marchandises perdues, avariées, détruites ou consommées hors des enregistrements sont retirées des registres, avec le motif, une fois que le propriétaire a approuvé.

Chacune de ces actions est une proposition qu'une personne approuve, et chacune apparaît dans l'Historique du lot.

Vérifier un lot de l'extérieur

Chaque version des informations d'un lot a une empreinte enregistrée dans le registre. Chacun peut la recalculer à partir des informations publiées et comparer, sans compte et sans dépendre d'A-REX.

Pour aller plus loin

• Dans l'aide : Enregistrer votre premier lot, Diviser, fusionner et transformer des lots, Livrer un lot, Unités.
• Dans le livre blanc : Standard de base pour la définition des lots et de leur filiation.