Qué guarda el registro y qué no

Tu registro de trazabilidad es el registro permanente de tus lotes. A-REX lo prepara para tu empresa cuando terminas la configuración, y cada acción aprobada queda escrita en él: quién hizo qué, en qué lote y cuándo. Una vez escrito, un registro nunca se edita ni se borra: solo puede venir otro después.

Qué guarda

• Lotes: el producto y su código de mercancía, la cantidad y su unidad, tu código de lote, las fechas de cosecha y de vencimiento, y la referencia de origen del sitio, nunca hecha con su ubicación.
• Entregas: qué lote, cuánto, de qué cuenta a qué cuenta.
• Procesamiento: qué lotes entraron, qué lotes nuevos salieron y el proceso.
• Cambios de estado: retenido, no apto, liberado, cerrado.
• Certificados: el tipo, quién lo firmó, la huella del documento y su vigencia.
• Quién y cuándo: cada registro lleva su fecha y la cuenta que lo firmó.

Los registros propios de tu empresa, fuera del registro de trazabilidad, guardan el resto: quién propuso y quién aprobó cada acción, en el Registro de auditoría.

Qué no guarda

• Datos personales: los nombres, identificaciones fiscales, contactos, direcciones y coordenadas quedan cifrados en tu directorio. El registro solo se refiere a contrapartes y sitios mediante cuentas y referencias selladas.
• Documentos: el archivo de un certificado se queda contigo; solo se registra su huella.
• Notas: las notas para el aprobador y los detalles que escribes en un cambio de estado quedan en los registros de tu empresa.
• La verdad: el registro guarda quién declaró qué, cuándo y con qué evidencia. No muestra que una afirmación sea cierta. Un lote registrado por tu empresa dice Declarado por tu empresa. Consulta Niveles de evidencia.

Las correcciones son registros nuevos

La historia nunca se edita. Cuando algo estaba mal, un registro nuevo lo dice:

• un lote que no debería existir se cierra con un motivo y se registra el lote correcto;
• un lote con un problema se retiene o se marca como no apto, y se libera después si se resuelve;
• un certificado que ya no aplica se retira y se adjunta uno nuevo.

Cada corrección se aprueba como cualquier otra acción, y la Historia del lote muestra tanto el original como la corrección. Por eso el panel de aprobación avisa: «Se escribe en el registro: puede sustituirse, nunca borrarse».

Quién puede leerlo

Cada lote tiene un registro público sin datos personales, así que un comprador puede revisar un lote sin tener cuenta. Todo lo demás en la consola solo lo ve tu equipo, según el rol de cada persona.