Configurer un groupe d’entreprises

Un groupe permet à plusieurs entreprises de tracer les mêmes produits de la même façon. Le groupe tient un catalogue de produits et les règles dont ses entreprises héritent ; chaque entreprise reste une entité juridique à part entière, avec son pays, ses sites, ses partenaires, ses clés et ses registres. Configurez le groupe une fois, puis configurez chaque entreprise.

Une entreprise ou un groupe

Quand vous créez votre compte, la console demande Que configurez-vous ?

• Une entreprise : une seule entité juridique. Vous pourrez ajouter d’autres entreprises plus tard. Il n’y a qu’une configuration, et les produits que vous choisissez deviennent d’eux-mêmes le catalogue du groupe.
• Un groupe d’entreprises : plusieurs entités juridiques qui partagent des personnes, un catalogue de produits et des règles. Saisissez le Nom du groupe et la Raison sociale de l’entreprise par laquelle vous commencez, puis sélectionnez Créer l’organisation. La configuration du groupe s’ouvre d’abord, puis celle de cette entreprise.

La configuration du groupe

La configuration du groupe s’affiche en plein écran, avec ses étapes à gauche. Seuls les propriétaires et les administrateurs de l’organisation peuvent la faire. Votre progression est enregistrée au fur et à mesure : Enregistrer et quitter vous mène à la vue d’ensemble de l’organisation, et vous revenez à la même étape.

1. Votre groupe : vérifiez le Nom du groupe et lisez ce que le groupe partage et ce que chaque entreprise garde. Sélectionnez Continuer.
2. Catalogue de produits : ajoutez les denrées que vos entreprises commercialisent. Voir Constituer le catalogue.
3. Règles : définissez les valeurs dont chaque entreprise hérite. Voir Définir les règles.
4. Entreprises : sélectionnez Ouvrir sa configuration pour une entreprise, ou Ajouter une entreprise.
5. Vérification : sélectionnez Modifier sur une étape pour y revenir, puis Terminer.

Le catalogue de produits et les règles peuvent être reportés avec Ignorer pour l’instant.

Constituer le catalogue

Chaque entrée du catalogue est une denrée, identifiée par son code SH, le code commun à tous les pays.

1. À l’étape Catalogue de produits, recherchez café, soja ou un code SH, et choisissez les denrées.
2. Dans Votre sélection, choisissez l’unité dans laquelle chacune est Compté en et, si vous le souhaitez, sa Durée de conservation (jours).
3. Sélectionnez Ajouter … produits et continuer.

Après la configuration, la page Catalogue de produits de l’organisation ajoute, modifie, fige et archive les entrées. Voir Catalogue de produits.

Définir les règles

L’étape Règles contient trois valeurs. Chaque entreprise en hérite ; sélectionnez Verrouiller pour toutes les entreprises là où une entreprise ne doit pas en modifier une.

• Produits hors catalogue : Les entreprises peuvent ajouter les leurs, ou Uniquement les produits du catalogue.
• Authentification à deux facteurs : pour Propriétaires, administrateurs et opérateurs, ou pour Tous les membres.
• Assistant : Activé ou Désactivé.

Les mêmes valeurs, et d’autres, se trouvent sous Valeurs par défaut et règles dans les paramètres de l’organisation. Voir Paramètres de l’organisation.

Ajouter une entreprise

Chaque entreprise est une entité juridique à part entière, avec sa propre configuration : profil, produits, sites, équipe, clés et registre.

1. À l’étape Entreprises, ou sur la vue d’ensemble de l’organisation, sélectionnez Ajouter une entreprise.
2. Choisissez Production, saisissez la Raison sociale de l’entreprise et son Identifiant d’URL, puis sélectionnez Créer l’entreprise. Vous confirmez avec le code de votre application d’authentification.
3. La configuration de l’entreprise s’ouvre. Voir Configurer votre entreprise.

Chaque entreprise adopte les produits du groupe

Une entreprise choisit les produits du groupe à l’étape Produits de sa configuration, sous le catalogue du groupe. Chaque choix devient un produit propre à l’entreprise, avec le code de son pays (NCM au Brésil, NC dans l’UE…) et l’unité et la durée de conservation du groupe. Quand Produits hors catalogue le permet, Ajouter un produit pour cette entreprise seulement liste les autres denrées. Les lots sont toujours enregistrés sur le produit propre à l’entreprise. Voir Produits du catalogue de votre groupe.

Quand le groupe modifie une entrée

Un nouveau nom ou une nouvelle durée de conservation passe dans les produits des entreprises qui avaient encore la valeur du groupe. Une entrée Figé pour toutes les entreprises s’applique partout, et les entreprises ne peuvent en modifier ni le code, ni l’unité, ni la durée de conservation. L’unité d’une entreprise ne change jamais une fois l’entrée adoptée. Voir Le catalogue de produits du groupe.