Ce que le registre enregistre, et ce qu’il n’enregistre pas

Votre registre de traçabilité est la trace permanente de vos lots. A-REX le prépare pour votre entreprise à la fin de la configuration, et chaque action approuvée y est inscrite : qui a fait quoi, sur quel lot, et quand. Une fois inscrit, un enregistrement n’est jamais modifié ni supprimé : il ne peut qu’être suivi d’un nouveau.

Ce qu’il enregistre

• Lots : produit et code de denrée, quantité et unité, votre code de lot, dates de récolte et d’expiration, et la référence d’origine du site, jamais faite à partir de son emplacement.
• Livraisons : quel lot, quelle quantité, de quel compte vers quel compte.
• Transformation : quels lots sont entrés, quels nouveaux lots sont sortis, et le procédé.
• Changements de statut : en attente, impropre, débloqué, clôturé.
• Certificats : le type, qui l’a signé, l’empreinte du document et sa durée de validité.
• Qui et quand : chaque enregistrement porte sa date et le compte qui l’a signé.

Les enregistrements propres à votre entreprise, hors du registre, gardent le reste : qui a proposé et qui a approuvé chaque action, dans le Journal d’audit.

Ce qu’il n’enregistre pas

• Aucune donnée personnelle : les noms, identifiants fiscaux, contacts, adresses et coordonnées restent chiffrés dans votre annuaire. Le registre ne désigne les partenaires et les sites que par des comptes et des références scellées.
• Aucun document : le fichier d’un certificat reste chez vous ; seule son empreinte est enregistrée.
• Aucune note : les notes pour l’approbateur et les détails que vous saisissez lors d’un changement de statut restent dans les enregistrements de votre entreprise.
• Aucune vérité : le registre enregistre qui a déclaré quoi, quand, et avec quelles preuves. Il ne montre pas qu’une déclaration est vraie. Un lot enregistré par votre entreprise porte la mention Déclaré par votre entreprise. Voir Niveaux de preuve.

Les corrections sont de nouveaux enregistrements

L’historique n’est jamais modifié. Quand quelque chose était faux, un nouvel enregistrement le dit :

• un lot qui ne devrait pas exister est clôturé avec un motif, et le bon lot est enregistré ;
• un lot qui pose problème est mis en attente ou déclaré impropre, puis débloqué plus tard si le problème est levé ;
• un certificat qui ne s’applique plus est retiré, et un nouveau est joint.

Chaque correction est approuvée comme toute autre action, et l’Historique du lot montre à la fois l’original et la correction. C’est pourquoi le panneau d’approbation avertit : « Écrit dans le registre : remplaçable, jamais effaçable ».

Qui peut le lire

Chaque lot a une fiche publique sans données personnelles : un acheteur peut vérifier un lot sans compte. Tout le reste de la console n’est visible que par votre équipe, selon les rôles de chacun.