O que o registro grava, e o que não grava

O seu registro de rastreabilidade é o histórico permanente dos seus lotes. A A-REX o prepara para a sua empresa quando você conclui a configuração, e toda ação aprovada é gravada nele: quem fez o quê, em qual lote e quando. Depois de gravado, um registro nunca é editado nem apagado: ele só pode ser seguido por um novo.

O que ele grava

• Lotes: o produto e o código da mercadoria, a quantidade e a unidade, o seu código de lote, as datas de colheita e de validade, e a referência de origem do local, nunca feita a partir da localização.
• Entregas: qual lote, quanto, de qual conta para qual conta.
• Processamento: quais lotes entraram, quais lotes novos saíram e o processo.
• Mudanças de status: retido, impróprio, liberado, encerrado.
• Certificados: o tipo, quem assinou, a impressão digital do documento e por quanto tempo vale.
• Quem e quando: todo registro traz a data e a conta que o assinou.

Os registros próprios da sua empresa, fora do registro de rastreabilidade, guardam o resto: quem propôs e quem aprovou cada ação, no Log de auditoria.

O que ele não grava

• Nenhum dado pessoal: nomes, documentos fiscais, contatos, endereços e coordenadas ficam criptografados no seu cadastro. O registro se refere a parceiros e locais só por contas e referências lacradas.
• Nenhum documento: o arquivo de um certificado fica com você; só a impressão digital dele é gravada.
• Nenhuma observação: as observações para o aprovador e os detalhes que você digita numa mudança de status ficam nos registros da sua empresa.
• Nenhuma verdade: o registro grava quem declarou o quê, quando e com qual evidência. Ele não mostra que uma declaração é verdadeira. Um lote registrado pela sua empresa aparece como Declarado pela sua empresa. Veja Níveis de evidência.

Correções são novos registros

O histórico nunca é editado. Quando algo estava errado, um novo registro diz isso:

• um lote que não deveria existir é encerrado com um motivo, e o lote correto é registrado;
• um lote com problema é retido ou marcado como impróprio, e liberado depois, se o problema for resolvido;
• um certificado que não vale mais é retirado, e um novo é anexado.

Cada correção é aprovada como qualquer outra ação, e o Histórico do lote mostra o original e a correção. Por isso o painel de aprovação avisa: "Gravado no registro: pode ser substituído, nunca apagado".

Quem pode ler

Cada lote tem um registro público sem dados pessoais, para que um comprador possa conferir um lote sem ter conta. Todo o resto no console fica visível só para a sua equipe, de acordo com as funções de cada pessoa.